Danh mục quyển chứng từ

Giải thích các trường

Mã quyển

Mã quyển do người dùng định nghĩa, dùng để tổ hợp với mã chứng từ trong danh mục chứng từ để áp dụng quy luật tăng số
Xem thêm Khai báo sử dụng quyển chứng từ

Mẫu chứng từ

Mẫu chứng từ dùng cập nhật ký hiệu mẫu của hóa đơn trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in, trường này được kết xuất từ danh mục “Khai báo ký hiệu mẫu số hóa đơn”, không bắt buộc nhập.

Ký hiệu chứng từ

Ký hiệu hóa đơn trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in. Ví dụ có thể nhập: AB/12P.

Số bắt đầu

Số bắt đầu của một quyển chứng từ sẽ quy định quy tắc tăng số chứng từ của quyển chứng từ đó.
Khi muốn số chứng từ thể hiện: “PT01”, PT01/09/11.. Có thể khai báo số chứng từ theo ngày, tháng, năm, tên của chứng từ. Và không được để trống, số bắt đầu phải khai báo đồng nhất với số kết thúc, số hiện tại.
Để khai báo số chứng từ theo tháng năm, thì giữa số chứng từ, tháng và năm phải có dấu “/” hay “_”. Chương trình sẽ tự động tăng lên đối với chuỗi số nào dài hơn, nếu các chuỗi bằng nhau thì chương trình tự động tăng chuỗi đầu tiên.

Ví dụ
PT01/09/11- phiếu thu số 1, tháng 9 năm 2011, chương trình sẽ tự động tăng lên PT02/09/11. Nếu PT01/09/2011, lúc này chương trình sẽ tăng là PT01/09/2012

Số kết thúc

Số kết thúc để khai báo một quyển có bao nhiêu chứng từ, khi cập nhật chứng từ có sử dụng quyển, chương trình sẽ cảnh báo “quyển chứng từ đã sử dụng hết” nếu số kết thúc đã được sử dụng, phải khai báo đồng nhất với số bắt đầu và số hiện tại
Nếu số bắt đầu có n chữ số, chương trình sẽ tự nhảy số kết thúc đến số lớn nhất có n chữ số. Tuy nhiên, vẫn có thể sửa lại theo người dùng.

Số hiện tại

Số hiện tại cho biết số chứng từ mà quyển đã dùng đến. Chương trình sẽ tự động nhảy sau khi đã gõ số bắt đầu, số hiện tại là số nhỏ hơn số bắt đầu một đơn vị.
Nếu tham số "Gợi ý số chứng từ tiếp theo" được chọn là "Có", chương trình lấy "Số hiện tại" cộng một đơn vị nếu trùng "Số chứng từ" khi cập nhật đầu vào (trường hợp có dùng quyển chứng từ).

Kiểm tra trùng số chứng từ

Kiểm tra trùng số chứng từ có các tùy chọn sau:

0- Không kiểm tra;
1- Theo ngày: Tồn tại số chứng từ trong ngày;
2- Tháng: Tồn tại số chứng từ trong tháng;
3- Qúy: Tồn tại số chứng từ trong quý;
4- Năm: Tồn tại số chứng từ trong năm;
5-Tất: Tồn tại số chứng từ trong hệ thống;

Tuỳ chọn “Chỉ cảnh báo”

Nếu chọn kiểm tra trùng số chứng từ và không chọn chỉ cảnh báo thì khi lập chứng từ bị trùng số chương trình sẽ cảnh báo và không cho lưu chứng từ. Trường hợp có kiểm tra trùng số chứng từ và có chọn vào tùy chọn chỉ cảnh báo thì khi trùng số chứng từ chương trình chỉ cảnh báo trùng và vẫn cho phép người sử dụng lưu trùng số chứng từ.

Ngày phát hành

Ngày phát sinh của quyển chứng từ trong trường hợp sử dụng hóa đơn tự in.

Chú ý:
Chương trình chỉ lưu lại số chứng từ hiện thời khi thêm mới mà thôi, khi chỉnh sửa lại chứng từ thì sẽ không lưu lại...
Tránh trường hợp khi số chứng từ đang là 99, nhưng sửa lại thành 1, nếu lưu lại thì các lần thêm mới sau đều tăng lại từ 1.

Đối với các chứng từ nhập liệu, nếu người dùng nhấn thêm mới khi đang đứng tại dòng có mã quyển (nhưng quyển không còn hiệu lực hoặc quyển mà người dùng không có quyền), chương trình sẽ tăng số tự động mà không xét đến quyển (tương tự xử lý như khi thêm mới mà không đứng ở dòng nào).

Chi tiết các thao tác làm việc với danh mục đề nghị xem thêm “Những hướng dẫn chung về cập nhật các danh mục”